上海交通大学关于档案信息校园网上开放利用的暂行管理办法

沪交内（档）〔2007〕12号

 

为了进一步深化档案信息利用服务工作，展示“985”档案信息化建设成果，充分利用校园网络资源，积极探索跨校区档案利用服务的新方式，更好地服务于学校的中心工作，现根据《中华人民共和国档案法》、《上海交通大学关于全面推进校务政务公开工作的意见》（沪交内〔2006〕117号）和《上海交通大学关于馆藏档案及年度归档文件开放鉴定的暂行实施办法》（沪交内（档）〔2007〕3号）文件精神，特制定本办法。

一、档案信息校园网上开放的主要范围与内容 

根据“积极慎重、合理利用”的档案开放原则，校档案馆将随着档案信息化建设的不断深入，对数字化的档案和学校各部门年度归档文件经过开放鉴定后，通过校园网分期分批向学校各院（系）、机关部处及直属单位开放历史、党群、行政、教学、科研、外事、声像、基建、设备、出版等17个馆藏档案门类的信息。现首批开放的是1896年至1949年我校形成的历史档案，包括训导、人事、行政、总务及教务五大类文献史料。网上开放档案信息分为：案卷题名信息、文件题名信息及与文件题名相对应的全文信息。待条件成熟后，再向社会公众逐步开放。

二、档案信息校园网上开放的具体管理办法

（一）分权限开放：校园网上档案信息分为“内部开放”和“内控利用”两个部分：“内部开放”指经过开放鉴定后，可以公开向校内各部门开放的档案信息；“内控利用”是指经过开放鉴定后暂不宜公开向校内各部门开放，但有特殊需要的利用者可通过一定审批程序、有条件地获得该类信息的网上开放利用权限。

（二）利用权限的获取方法：“内部开放”档案信息的开放对象为校内各个部门，原则上每一个部门只授予一个用户名，由各部门兼职档案人员掌管使用；“内控利用”网上档案信息的利用者可向校档案馆电话（62933032）或电子邮件（该Email地址已收到反垃圾邮件插件保护。要显示它您需要在浏览器中启用JavaScript。）等方式申请，经校档案馆核准后，即可定时、定点获得“内控利用”网上档案信息的权限。

（三）利用校园网上档案信息的操作方法：利用者只需登陆上海交通大学校园网主页，然后进入档案馆网页，点击“档案查询”中的“跨门类查询”，键入由档案馆下发的用户名和密码，即可进入查询界面，按照提示填写查询条件便可查询或浏览开放的档案信息。

三、校园网上档案信息开放的保障措施

（一）加强领导，全力配合做好网上档案信息开放工作：档案工作的最终目的是利用，档案信息经过开放鉴定后在校园网上向校内各个部门开放，这既是信息时代发展的必然要求，也是校务政务公开、方便校内各部门利用档案信息的客观需要。各部门分管领导要加强校园网上档案信息开放利用领导的工作，要从建设和谐社会、和谐校园的高度，讲政治、讲纪律、齐抓共管把网上档案信息开放工作做好，以达到方便利用，提高工作效率的目的。

（二）认真做好网上档案信息利用服务的业务指导：校档案馆要主动地做好网上档案信息利用服务的业务指导工作，及时沟通和解决网上档案信息利用服务中遇到的问题，必要时可举办网上档案信息利用服务培训班；及时拟订网上档案信息利用服务指南和注意事项；汇编网上档案利用服务的法规政策文件，以规范利用网上档案信息资源。

（三）建立网上档案信息服务的安全监管机制：校档案馆是网上档案信息开放的各类权限审批和授予机构，建立健全用户名册，形成指导网络，要做到“全程监控，定期检查”。学校网络中心要从技术保障上积极配合校档案馆做好档案信息安全监管工作，发现问题及时处理。校档案馆可根据《档案法》和《上海市档案条例》等法规文件之规定，实行安全责任追究制，凡有以下情况之一的，将提请学校或上级档案行政管理部门追究有关部门或责任人的相应责任：

1. 违反规定，擅自将用户名和密码转让他人，造成严重后果的；

2. 违反规定，擅自将看到的“内控利用”的档案信息外传，造成不良影响的；

3．玩忽职守，管理不力，造成档案信息泄密等重大失职行为的。