上海交通大学基本建设项目列入上海市重大建设项目档案管理办法

沪交内（档）〔2006〕12号

 

为了进一步规范我校重大建设项目档案管理，确保重大建设项目档案的完整、准确、系统以及安全保管和有效利用，根据《上海市档案条例》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《重大建设项目档案验收办法》（档发（2006）2号）、《国家重点建设项目档案管理登记办法》的规定，以及上海市档案局最近下发的《关于加强上海市2006年重点建设项目档案管理的通知》的要求，结合本校实际，特制定本管理办法。

一、基本原则

（一）凡列入上海市重点建设项目的本校基建项目均属本管理办法所指重大建设项目。此类建设项目在学校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，均属重大建设项目档案。

（二）重大建设项目档案管理要纳入学校基建规划、计划，管理制度和相关人员职责范围之中。重大建设项目的文件材料积累工作要与项目建设同步进行；项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审核工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。

（三）重大建设项目档案工作要列入学校的发展计划，在经费、库房、设备、人员配备和工作时间等工作条件上给予必要的保证。

二、 归档流程

（一）文件材料的形成积累

    1、学校基建部门应明确一位负责人分管重大建设项目档案工作，并配备符合相关条件、有一定岗位技能的专（兼）职档案人员负责重大建设项目文件材料的形成、积累、归档工作。

    2、学校基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置基建项目文件材料的管理工作。

    3、重大建设项目实行项目总承包下的分包制时，由各分包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建文件材料归档。

    4、学校档案管理部门应随时了解重大建设项目主要的工程进度，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

    5、学校基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好基建文件材料形成的质量关。

    6、学校基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。

    7、实施工程中使用基建文件材料不允许随便更改，如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。

    8、归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰。

    9、归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

    10、工程承包合同或施工协议中要有相关条款明确依据国家主管部门对编制竣工图的要求以及对归档材料的规定。

11、学校基建部门要定期检查，根据建设项目的动态及时更新本校的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。

12、总投资在五千万以上，一亿元以下的重大建设项目，应报送反映工程建设全过程的工程照片。工程照片应附相应的文字说明。对事由、时间、地点、人物、摄影者等内容进行著录。

13、重大建设项目总投资在人民币一亿元以上的工程，除报送工程照片档案外，还应当报送专业级专题录像档案。录像档案要求图像清晰，解说正确，录像带盒上应标有简要说明。

    （二）文件材料的整理组卷

    1、重大建设项目结束（含最终完成、阶段完成）后，学校基建部门分管基建档案工作的负责人，负责协调和组织本项目文件材料的整理组卷工作。

    2、根据基建文件材料的形成规律，按照保持其有机联系和便于利用的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理：按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。

    3、文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。

    4、组卷时，应拆除卷内金属物，对破损的文件材料进行修补。

    5、文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。蓝图大于卷盒的，以手风琴式折叠成四号图纸的规格。

    6、无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，蓝图可以一组有机联系的图纸为一件，以件为单位，在每件文件材料的右上角加盖件号章。

    7、填写卷内目录和备考表。

    8、草拟案卷封面各栏目，经档案部门审查后填写案卷封面。

9、工程技术人员填写归档说明表，交学校基建部门分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之后。

10、重大建设项目上交的两套竣工材料，一套报送城建档案馆，一套报送学校档案馆的归档。

    （三）文件材料的归档验收

1．竣工图是工程的实际反映，是今后对项目管理的重要依据，也是工程的重要档案。工程承发包合同或施工协议中要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工单位不按时提交合格竣工图的，不算完成施工任务，并应承担相应责任。工程监理要对竣工图进行严格审核后方可签字，竣工图归档四套（城建、学校、物业、审计）。

2．重大建设项目在验收前，先由学校档案部门对准备归档的基建文件材料进行预验收，然后由上海市档案局组织验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

    3、学校档案部门应是工程验收小组成员，会同学校基建部门负责基建文件材料的验收工作。

    4、重大建设项目在项目竣工验收后三个月内归档。档案部门要认真进行审查、验收归档的文件材料，并在基建文件材料归档说明书上签署意见。

    5、填写基建文件材料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字盖章，各执一份存查。

三、岗位职责

    （一）分管基建工作的校领导职责

    1、组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把重大建设项目档案工作列入本单位的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供保障条件。

    2、定期检查和研究解决重大建设项目档案工作中存在的实际问题。

    （二）基建管理部门领导的职责

    1、把重大建设项目档案工作全面纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行。

    2、定期检查，应做到重大建设项目文件材料形成积累与基建进展实施同步管理。

    3、项目结束后，负责协调，并组织重大建设项目文件材料的汇总工作，审查归档质量是否符合完整、准确、系统的要求。

    4、负责重大建设项目文件材料鉴定验收的组织工作。

    （三）基建部门专（兼）职档案人员职责

    1、负责重大建设项目文件材料的形成、积累、保管和整理组卷与归档工作，确保文件材料的完整、准确、系统。

    2、根据重大建设项目文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用和立卷归档。

    3、归档案卷要科学合理，编写页号准确，案卷目录、卷内目录、备考表填写清楚，案卷标题简明扼要，符合要求。

4、接受上级档案部门的业务指导和督促检查，并按规定时间向档案部门归档。

（四）学校档案部门职责

1、建立健全学校重大建设项目档案工作的规章制度。

2、深入实际了解重大基建项目的工程进度，督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。

3、按时接收应归档的重大建设项目文件材料，做到交接手续清楚。

4、负责重大建设项目档案的管理和提供利用。

（五）其他相关单位职责

1、重大建设项目档案管理工作是项目主管机关、建设单位、设计单位和施工单位的重要工作职责之一，应纳入相应的管理职责范围。

2、各有关勘察、设计、监理、施工（含分包）单位，应按国家相关要求，建立健全建设项目档案管理制度，明确专职档案人员，并做好重大建设项目文件材料收集、整理、归档等管理工作。

3、工程监理单位应对建设方负责，对施工单位的文件材料进行严格监管，并配合档案行政管理部门参加重大建设项目文件材料归档的验收工作。