上海交通大学采购代理机构管理办法

沪交招投〔2021〕15号

第一章  总  则

第一条 为加强对学校采购代理机构监督管理，促进采购代理机构规范发展，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施条例》、《政府采购代理机构管理暂行办法》等国家法律法规，以及《上海交通大学采购与招标工作实施意见》相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称采购代理机构（以下简称代理机构），是指纳入学校采购代理机构框架协议管理，受学校招投标与政府采购办公室（以下简称招采办）委托从事采购代理业务的社会中介机构。

第三条 代理机构应当严格依照国家法律法规开展采购代理业务，不得与采购人串通，损害国家利益、社会公共利益或其他投标人的利益，也不得与投标人串通损害学校利益。

第四条 代理机构遴选、代理机构服务内容与要求、代理机构使用与管理适用本办法。

 

第二章  代理机构遴选

第五条 招采办负责采购代理机构的遴选、采购项目委托和管理工作；学校监察部门负责遴选活动的监督。遴选工作原则上每3年组织一次，采用公开招标方式确定若干个代理机构，具体数量由招采办根据学校近三年的采购执行情况进行设定。

第六条 学校采购代理机构遴选的准入条件:

（一）满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条、《中华人民共和国政府采购法实施条例》第十七条及《政府采购代理机构管理暂行办法》第十一条的规定，并在省级及以上政府采购网站备案； 

（二）遵守国家法律、法规及执业规范，具备健全的内控监督等管理制度，具有良好的商业信誉；

（三）具备开展采购活动固定场所，并具有完成项目代理全流程的相关软硬件设施；

（四）具有编制采购文件、审核采购文件、发布采购公告、组织项目评审、发放中标通知书等各环节业务所需的专业能力； 

（五）从业人员具有满足承担代理项目所必须的条件（资格、证书等）；

（六）符合法律、行政法规规定的其他条件。

第七条 遴选评审委员会由相关职能部门的代表、校内专家或校外专家共同组成，成员人数为五人及以上单数。

第八条 评审采用综合评分法或综合评估法。评审内容主要为：

（一）企业综合实力及社会信誉；

（二）近三年政府采购项目代理业绩：项目单位对其考核结果体现“优秀”的，同等条件下优先考虑入围，有“不合格”等类似评语的，不得参加遴选；

（三）拟派项目经理及团队工作人员的资历及业务能力情况；

（四）服务计划、实施方案等；

（五）代理费商务报价。代理费报价由遴选申请单位自行填报优惠折扣率，并作为进行合同商谈、签订的依据。

第九条 报名采购代理机构为学校上一轮采购代理商的，完整服务期内年度考核等级均为“优秀”的，经招采办审核同意后可入选学校下一轮采购代理服务商名单。

第十条 合理设置代理服务费收取的上限（封顶收费）和下限（保底收费）及标书工本费上限，具体费用标准在遴选启动前由招采办组织专家论证确定。

第十一条 招采办代表学校与入围采购代理机构签订委托代理协议。

第十二条 采购代理机构服务周期一般为3年，采购协议一年一签，第一年服务期满，年度评估合格及以上可续签下一年协议。年度评估不合格的代理机构，不得续签下一年度协议。

第十三条 招采办可以根据需要遴选增补若干采购代理机构，也可以依法自行组织采购项目。

 

第三章  代理机构服务内容与要求

第十四条 代理机构的服务内容包括但不限于以下内容：

（一）提供项目采购前期咨询服务工作，根据项目规模、特点做好采购需求调研等相关工作；

（二）依法编制采购公告（资格预审公告）、采购文件（资格预审文件）；

（三）依法发布采购公告（资格预审公告）和发售采购文件（资格预审文件），组织接收投标人（响应供应商）报名及接收申请资料，审查投标人（响应供应商）报名资格；

（四）依法组织投标人（响应供应商）踏勘现场、组织答疑会及整理答疑纪要文件，并及时发布答疑澄清公告；

（五）依法组织开标（开启响应文件）、评审等工作，并做好全过程跟踪记录；

（六）协助处理中标（成交）公示期质疑（异议）和投诉，组织专家对质疑（异议）内容的复审并出具复审报告。发出中标（成交）通知书，通知中标（成交）人与学校签订合同；

（七）依法办理学校采购活动备案事宜；

（八）编制采购投标情况书面报告，整理归集采购过程文件，并于项目公示期结束后一个月内交学校存档；

（九）受招采办委托处理与学校采购有关的其他事宜。

第十五条 代理机构应当配备政治素质、业务水平高，组织协调能力强的人员担任项目经理，并合理配备相关其他专业人员，建立稳定的项目服务团队。一个服务周期内，项目经理原则上不允许调整或更换。特殊情况，确需调整或更换项目经理的，应经招采办审核同意后方可进行。

第十六条 代理机构应当依法依规组织专家论证采购文件。排除采购文件中歧视性、倾向性的不合理条款，保证采购文件的合法合理性。

第十七条 代理机构应当对学校委托的采购项目实行全程录音录像并形成电子文档，随同纸质采购档案交由学校招采办备案。

第十八条 代理机构应当制定严格的保密和档案管理制度，维护学校采购活动当事人的合法权益，承担有关保密义务。除有关监督管理部门依法进行核查外，代理机构应当禁止任何单位或个人查阅上海交通大学采购项目档案资料。

第十九条 采购人和代理机构在委托代理协议中约定由代理机构负责保存采购文件的，代理机构应当妥善保存采购文件，不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购文件。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

第二十条 采购文件可以采用电子档案方式保存。采用电子档案方式保存采购文件的，相关电子档案应当符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规的要求。

第二十一条 禁止代理机构在采购公告发布后私下接触项目单位相关人员，如确有需要，则应当在招采办知晓并同意后，方可在招采办授权范围内与项目单位进行沟通，并将沟通结果及时报招采办知晓。

第四章  代理机构使用与管理

第二十二条 招采办按照货物、工程、服务采购需要，分别遴选学校货物、工程、服务采购代理机构服务商。代理机构在学校委托代理协议范围内，依法依规组织采购工作。

第二十三条 招采办按照“分类管理、择优使用、随机抽取”的原则确定采购项目代理机构。重大（货物服务1000万元人民币以上、工程1亿元人民币以上）、难点采购项目原则上在年度考核优秀的代理机构中随机抽取产生，其中代理服务费超过200万元人民币及以上的项目，可根据项目特点选取若干代理机构通过竞争性磋商等竞争性方式确定代理机构。重大、难点采购项目以外采购项目，按照采购项目预算金额总量均衡分配原则，由学校数字化采购平台随机抽取产生。

第二十四条 按照“三年一遴选、一年一评估”的工作原则，由招采办每年定期组织学校相关职能部处、项目单位和评审专家对年度内承担学校采购项目的代理机构进行评估，考核等级分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。评估结果不合格者取消其后续采购项目代理资格并不得参加下一轮遴选。评估指标包含但不限于以下内容：

（一）业务能力：包括工作效率，经验资历，政策法规运用、采购文件编写、投诉质疑处理等履约能力；

（二）服务质量：沟通与协调能力、服务态度、业务培训、用户满意度等；

（三）负面清单：串标泄密、收受贿赂、瞒报欺诈、非法干预评标、不配合招采办工作等违纪违规行为。 

第二十五条 招采办代表学校定期或不定期对采购代理机构进行校内规章制度专题培训。

第二十六条 代理机构对考核结果有异议的，可以自收到考核结果之日起五个工作日内，向招采办提出书面申诉。招采办应当自收到申诉书之日起五个工作日内给予答复。

 

第五章  附  则

第二十七条 本办法自颁布之日起实施。

第二十八条 本办法由招采办负责解释。