上海交通大学采购合同管理办法

沪交招投〔2021〕16号

第一章  总  则

第一条 为规范学校采购合同管理，防范采购合同风险，维护学校合法权益，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规，及《上海交通大学采购与招标工作实施意见》、《上海交通大学合同管理办法》等相关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指以上海交通大学名义对外发生的采购行为，与其他平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止经济权利义务关系的书面采购协议。

第三条 凡各部门（含附属单位等）使用财政性资金、自筹资金以及科研经费等各类纳入学校预算管理的资金，且成交（中标）金额达到2万元人民币及以上的采购与招标活动，原则上应签订采购合同。

第四条 学校采购合同的订立应当遵守国家法律、法规，遵循平等互利、协商一致、诚实守信的原则，不得损害国家和社会公共利益、学校和师生员工合法权益。

第二章  采购合同内容

第五条 采购合同订立均应采用书面形式（含电子合同），优先采用国家行业管理部门统一制订的规范文本或学校标准文本。合同内容应完整，合同要素应齐全，即标的、数量、质量、型号、规格、价格、履约期限、验收方案、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款应当具体明确，文字表达科学严谨。

第六条 项目单位应当自中标（成交）通知书发出之日起30日内，按照采购文件和响应文件的规定，与中标（成交）人签订书面合同。合同标的、价格、质量、验收标准、履行期限等主要条款应当与采购文件、投标（响应）文件的内容一致，不得另行订立背离合同实质性内容的其他协议。技术协议根据需要可以另行签订，视为采购合同的补充文本，作为采购合同履约验收的重要依据。

第七条 原则上采购合同金额20万元人民币及以上的国内货物合同一般应保留合同金额5%-10%的质量保证金，工程合同质量保证金总预留比例不得高于工程价款结算总额的3%。质量保证金保留期限自采购合同验收合格之日至质保期结束。采购文件或采购谈判中另有约定的除外。特殊情况需要提前支付质量保证金的，项目单位须提交情况说明到学校招采办备案。

第八条 国内工程、货物、服务采购合同，一般应根据项目进度分阶段支付，货物类采购合同鼓励货到验收后支付。国际贸易采购合同，原则上应按照信用证方式付款，采用非信用证支付，项目单位须提交情况说明到学校招采办备案。

第三章  采购合同订立与审批

第九条 采购合同应当由校长或校长授权委托的相关负责人签订，未经授权，校内任何部门和个人不得以学校或学校二级部门的名义对外签订合同。

经校长授权列入学校计划的建设工程项目合同由分管校长签署；纳入统一管理范畴采购与招标项目，校长授权委托项目单位负责人或项目负责人签署采购合同。

第十条 项目单位负责起草拟定采购合同文本，归口管理部门根据需要对采购合同文本的重要技术条款进行审核。

第十一条 货物、服务类采购合同：项目单位须将审签合同报批稿与有关资料、附件等一并提交招采办审批（进口合同提交资实处办理审批）。

第十二条 工程类采购合同：列入学校计划的建设工程合同由招采办将审签合同报批稿及有关资料、附件等一并提交基建、审计、法务等相关部门征询意见，依据征询部门给出的书面意见进行修改完善，交由学校基建管理部门报送分管校领导审核签字；学校自主修建工程的合同由项目单位将审签合同报批稿及有关资料、附件等一并提交招采办审核办理。

第十三条 重大采购合同：招采办将项目单位审签合同报批稿逐次流转相关职能部门征询意见后，将修改完善后的审签合同报批稿报送分管校领导审批或采取集体审查方式。集体审查方式是由分管校领导主持召开由相关职能部门负责人、法律顾问及项目单位负责人等参加的合同审查工作会议，共同审查合同条款，分管校领导按照会议有关决定进行合同审批。重大采购合同的认定，由招采办根据采购项目实际进行确定。

第十四条 经审核同意的合同文本，原则上由成交（中标）人先签署盖章，我校法定代表人或委托代理人再进行签署盖章确认；合同中的签字盖章日期必须明确具体，应以实际日期为准。采购合同加盖符合电子签名法规定的电子签名，与手写签名或者盖章具有同等法律效力。

第十五条 采购合同一式多份，原则上中标（成交）人留存一份，其余交由校方留存使用。交由学校招采办留存归档的纸质合同文本，项目单位须签字盖章，电子合同按《上海交通大学采购合同电子签章管理办法》有关规定执行。

第四章  采购合同履行、变更与解除

第十六条 合同经各方签字盖章后生效，即具有法律约束力。项目单位应严格履行合同，依照合同的约定按质、按量、按期完成项目，并及时反馈项目情况。不得擅自变更或者解除合同，切实维护学校的合法权益和信誉。

第十七条 学校相关职能部门根据项目进度定期检查或不定期抽查采购合同的履行情况，应当及时处理合同履行过程中出现的问题。出现预期违约或者已经违约情形的，职能部门应当及时联系有关当事方查找原因，研究解决对策，将可能产生的损失降至最低。

第十八条 合同履行完毕的标准，应以合同条款（包含技术协议）或法律规定为准。无合同条款或法律规定的，应以货物交清、工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留问题为准。合同验收资料文档由项目单位及相关部门存档管理备案。

第十九条 合同履行情况经有关部门和单位验收后，学校财务部门根据合同的约定及有关部门和单位的相关凭证，及时办理项目结清（结算）手续。

第二十条 当合同履行出现纠纷时，职能部门应当牵头组成纠纷处理小组，依法维护学校合法权益，并将处理结果报告分管校领导；因合同纠纷进入诉讼或者仲裁程序的，职能部门应当及时向分管校领导报告，经学校法定代表人授权后，由学校法务部门代表学校应诉，项目单位应主动提供所有相关的证据材料并协助配合应诉。

第二十一条 采购合同变更是指在合同履行过程中，合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、履行地点和方式、违约责任和解决争议方法等的改变。

第二十二条 合同履行过程中需调整与变更合同内容的，经学校招采办审核批准后，可以签订补充合同，原则上所有补充合同的金额不得超过原合同金额的百分之十；工程合同内容的调整与变更，按工程相关法规和学校相关管理办法执行。

第二十三条 确需要解除采购合同的，应当在法律规定的合同期限内，由项目单位与成交（中标）人协商沟通，达成解除共识后报学校招采办核准备案；无法达成共识，又确需解除合同的，由项目单位报招采办会同法务部门按照法律法规及合同约定办理解除手续。

第二十四条 因变更、解除合同而使当事人利益遭受损失的，除法律允许免责之外，相关责任人均应承担相应责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第五章  合同监督管理

第二十五条 合同订立和履行的各个环节必须按程序办理，相关部门分工负责把关，共同实施采购合同管理工作，形成管理、执行、监督三者相结合的管理机制。

第二十六条 合同所涉及的相关部门应积极配合项目单位依照合同的约定履行合同，确保合同目的实现，防范纠纷。

第二十七条 在采购合同管理工作中，违反本办法的，或违反廉洁自律规定的，或失职渎职、徇私舞弊，损害国家和学校利益的，学校将追究有关责任人的责任(含经济责任)；构成违纪的，给予纪律处分；触犯刑律的，移送司法机关处理。

第二十八条 合同及相关资料作为学校对外活动的重要法律依据和凭证，相关单位及人员应当保守合同秘密，妥善保管，及时归档，不得随意处置、销毁、遗失。

 

第六章  附  则

第二十九条 本办法自颁布之日起实行。

第三十条 本办法由招采办负责解释。