上海交通大学关于印发科研项目外协合同订立及经费外拨管理办法（自然科学类）的通知

各院（系）、部、处、直属单位：

为进一步加强学校科研项目外协合同管理，规范科研经费外拨，提高资金使用效益，切实保障学校权益，促进学校科研工作高质量发展，根据国家有关部委、上海市及学校有关科研项目经费管理政策，结合学校实际情况，特制定《上海交通大学科研项目外协合同订立及经费外拨管理办法（自然科学类）》，经学校审议通过，现予印发，请遵照执行。

特此通知。

 

上海交通大学

2022年11月3日

 

 

上海交通大学科研项目外协合同订立及经费外拨管理办法

（自然科学类）

 

第一章 总  则

第一条 为进一步加强学校科研项目外协合同管理，规范科研经费外拨工作，提高资金使用效益，切实保障学校权益，促进学校科研工作高质量发展，根据国家有关部委、上海市及学校有关科研项目经费管理政策，制定本办法。

第二条 本办法所称的外协合同是指学校为法人单位承担的科研项目（以下简称“主项目”）在实施过程中，为完成特定的研究目标，受学校现有条件限制，需委托第三方单位进行试验测试、设计加工、计算分析等技术服务，以及开展技术开发、技术咨询等科研活动所订立的技术委托合同。

第三条 本办法所指的经费外拨主要包括技术外协经费拨付及合作单位经费转拨。

（一）技术外协经费拨付。在科研项目任务书、合同书中明确约定或未明确约定的、委托外协单位开展技术外协事项而需拨付给技术外协单位的科研经费；

（二）合作单位经费转拨。纵向科研项目项目计划任务书、项目合同书或预算书中明确规定需要转拨给项目下设的课题、子课题、子任务合作承担单位的科研经费；以及由多方联合签署并共同承担的横向科研项目合同书中，已明确合作单位、研究任务分工及经费分配方案，根据合同约定需要转拨给合作单位的科研经费；

对设备、材料采购及预研设备购置等业务及经费支出，按学校招标采购及仪器设备购置相关管理办法执行。

第四条 本办法适用于以学校为法人单位承担的理、工、农、医等自然科学类科研项目或课题（以下统称“项目”）外协合同订立及经费外拨有关业务事项。

 

第二章 组织管理

第五条 学校是科研项目外协合同、协议（以下统称“合同”）订立和经费外拨管理的责任主体，实行“统一领导、协同合作、分级管理、责任到人”的管理体制。

第六条 学校有关职能部门、项目负责人及其所在院（系）或直属单位（以下简称“二级单位”）明确职责权限，各司其职、分工负责，确保科研项目外协及经费外拨工作规范有序。

（一）科学技术发展研究院（以下简称“科研院”）：根据科研项目任务书、合同、协议，负责外协合同的审批、管理等相关工作；根据项目研究任务和目标，对外协业务相关性、合理性和合规性进行审核；配合相关部门做好科研项目经费外拨的管理和监督工作。

（二）财务计划处(以下简称“财计处”)：负责科研项目外协业务经费的会计核算和财务管理；根据项目批复预算或科研管理部门审批的外协技术合同拨付经费；对科研项目经费外拨提供财务方面的业务指导。

（三）招投标与政府采购办公室：负责受理、审批科研项目的设备购置、材料采购、科研协作服务的招标申请，并按规定程序组织开展招投标工作。

（四）审计处：负责科研项目外拨经费的审计监督工作；按照国家和学校的要求，对科研项目外拨经费进行专项审计。

（五）纪检监察机构：受理涉及科研项目经费外拨问题的信访举报，并负责组织协调调查处理工作。

（六）法律事务室：负责在法律层面审核横向科研项目外协合同、纵向科研项目重要外协合同文本；统筹协调处理科研项目外协技术合同涉及的纠纷、诉讼案件。

（七）院（系）、直属单位：负责管理和监督本单位的科研项目经费外拨；对项目外协单位主体资格、关联事项以及业务相关性、合理性、合规性等进行审核把关；对项目负责人、参与人员及其亲属、有直接利益关系人员所成立的公司承担外协项目进行审查。

（八）项目负责人：项目负责人是科研项目经费外拨的直接责任人，对科研外协业务的真实性、相关性、合理性、合规性、合法性负责。根据项目执行实际需求，拟定合同条款，确定外协任务，确认报价依据，确认外协单位具备承担外协任务的能力和条件，配合学校做好外协单位资质审查工作，并接受上级部门、委托单位、社会第三方和学校相关部门的监督检查。

 

第三章 合同订立及经费外拨

第七条 科研项目技术外协应订立书面的外协技术合同（协议）。合同订立遵循“平等、自愿、公平、诚信”的原则，遵守《中华人民共和国民法典》及其它有关法律、法规的规定。

第八条 外协技术合同文本格式尽量采用学校推荐的规范格式模板。合同应明确约定双方权利义务，包括服务内容、技术指标、合同金额、完成期限、验收标准、技术成果权益归属、违约责任等事项。

第九条 外协单位应具有承担相关研发工作或技术服务的能力，确保能够履行合同内容和规范使用经费。外协单位为公司、企业的，应提供协作单位企业法人营业执照等凭证；外协单位为事业单位、社会团体与民办非企业单位等社会组织的，应提供事业单位法人证书、社会团体法人登记证书、民办非企业单位登记证书等凭证（高等院校等国家事业单位无须提供）。 

第十条 订立外协技术合同应同时提交原主项目任务书或项目合同，必要时提供外协单位资质证明、同行专家论证意见等相关资料。

第十一条 外协技术合同（协议）订立根据合同金额实行分级审批（纵向项目任务书中有明确约定的除外）。

（一）外协金额在10万元以内的外协技术合同，由院（系）、直属单位等二级单位科研管理部门审批。

（二）外协金额在10万元（含）至50万元之间的外协技术合同（协议），必要时需附同行专家论证意见，由二级单位科研管理部门及分管领导审核后，由科研院业务部门审批；

（三）外协金额在50万元（含）至100万元之间的外协技术合同（协议），原则上需附同行专家论证意见，经二级单位分管领导、科研院业务部门审核后，由科研院领导审批；

（四）外协金额为100万元及以上的外协技术合同（协议），需附同行专家论证意见，经二级单位分管领导、科研院业务部门及院领导审核后，报主管科研校领导审批。

第十二条 原项目任务书或合同中有明确约定的外协合同额度按约定执行。合同中无明确约定的，原则上外协经费总额不得超项目总经费的50%。对于个别项目因项目实施特殊情况确需提高外协比例的，须报主管校领导审批。

第十三条 外协技术合同的签订实行诚信承诺制。项目负责人须签署诚信承诺及相关责任保证条款，履行承诺的责任义务，确保外协业务的真实、相关、合理、合规、合法。外协单位如与项目存在利益关联关系（包含但不限于：外协单位高层管理人员或主要股东为项目负责人及其近亲属或我校正式员工）的，项目负责人需主动提供合理性说明。 

第十四条 外协技术合同实行公开公示制（项目任务书及合同中有明确约定的除外）。外协合同重要信息在项目负责人所在院系、学校予以内部公示（专用项目另行其他渠道公示）。公示期间如有异议的，由科研管理部门组织专家审议。

第十五条 合同内容涉及数据安全、人类遗传资源、生物医学研究伦理等事项的，按有关法律、法规和规定执行。

第十六条 外协技术合同审核通过后，由外协合同负责人作为学校授权的委托代理人签字，加盖“上海交通大学技术合同章”。确有需求的可加盖学校公章。

第十七条 学校牵头承担的纵向科研项目或课题合作经费外拨，应严格按照项目立项批文、计划任务书、预算书中规定的合作单位及金额转拨科研经费，不得随意变更合作单位，不得多拨、少拨或不拨。按照学校有关财务管理规定办理转账。

第十八条 对于需要转拨医学院或经医学院转拨附属医院的，须由项目负责人提出书面申请报告，经所在单位审核，医学院、科研院审批后，将经费转拨至医学院并由医学院根据项目计划任务书、预算书或项目合同书将经费拨入具体项目承担部门。

第十九条 外协经费外拨及合作单位经费转拨等事项办理流程由项目负责人发起。外拨资金额度超过特定限额的按照学校大额资金支付管理办法执行。

 

第四章 监督管理

第二十条 项目负责人应按照“真实相关、科学合理"的原则规范使用经费，严禁违反国家法律法规和学校各项规章制度的行为，包括但不限于：截留、挤占、挪用科研经费；编造虚假合同；违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人；虚构经济业务、利用虚假票据套取科研经费；通过虚构测试化验内容、提高测试化验支出标准等方式违规开支测试化验加工费；借科研协作之名将科研经费挪作它用；隐匿、私自转让、非法占有使用科研经费形成的固定资产和无形资产等。

第二十一条 严格科研经费转拨和外协经费支出审核和管理。二级单位、科研院、财计处严格履行科研经费转拨和外协经费支出的监督程序和审批手续，制定外协合同合作单位清单，强化关联交易的审核监督。

第二十二条 加强相关职能部门之间的风险管控联动机制。建立健全包括学校科研、财务、资产、招投标、审计、纪检监察、法务等部门科研项目外协经费协同管理及监督检查机制；建立内部检查制度，对科研项目外拨经费进行检查，并纳入审计部门的重点审计范围。

第二十三条 建立健全学校科研项目经费外拨管理和处罚机制。对有不良记录的项目负责人及有关院（系）、直属单位，视情节轻重给予约谈警示、限期整改、通报批评、追缴外拨资金。情节严重的取消外协合同负责人及相关责任人一定期限内外协业务办理资格。属于违规违纪行为的，依照相关规定给予处分。构成违法的，依法追究法律责任。

第五章 附  则

第二十四条 本办法由科学技术发展研究院负责解释。

本办法自发布之日起施行。原《上海交通大学关于项目经费外拨的管理办法》（沪交科〔2015〕19号）同时废止。医学院及附属医院可参照本办法执行。