上海交通大学关于实施重大活动、重大事件和重要会议文件材料即时归档的管理办法

 上海交通大学关于实施重大活动、重大事件和重要会议文件材料即时归档的管理办法

沪交内（档）〔2008〕4号 

学校重大活动、重大事件和重要会议（以下简称“三重活动”）档案是学校改革发展重要的历史记录，是国家档案资源的重要组成部分。认真做好“三重活动”文件材料的归档工作是创新归档思路，从传统的年度归档向即时归档的改革，也是确保学校“三重活动”文件材料及时、准确、完整归档的一项重要举措。对促进学校管理效能、方便利用、惠及后世具有重要现实和历史意义。

为加强“三重活动”文件材料的管理，确保“三重活动”档案的安全、完整、准确和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》和《上海交通大学档案工作条例》及相关法规规定，结合本校实际，制定本管理办法。

一．“三重活动”文件材料即时归档的定义及范围界定

本管理办法所称“三重活动”文件材料，是指在重大活动、重大事件和重要会议中形成的有保存价值的文字（含合同、协议、题词等）、照片、音视频文件、电子文件、标志性实物等不同载体形式的历史记录及其他具有参考价值的文件材料。“三重活动”主要指：

（一）党和国家领导人在校视察、考察、指导工作等；

（二）市委、市人大、市政府、市政协主要领导人在校视察工作、开展调研、检查工作等；

（三）中央和国务院各部委主要负责人、兄弟省市、直辖市、自治区主要领导人来校参观访问和指导、考察工作等；

（四）外国（藉）政要、著名人士来校参观、访问、演讲（学）等；

（五）校领导出席的重要公务活动（包括外事出访活动）；

（六）本校师生参加并获奖的国内外具有影响的重大竞赛（技）活动；

（七）本校举办重大庆典和重要纪念活动等；

（八）本校承办或主办重要的全国性、国际性会议等；

（九）其他重大活动、重要事件和重要会议等。

二．“三重活动”文件材料即时归档的基本原则

（一）加强领导的统筹原则。今天的新闻是明天的历史，历史由档案记载而积累。学校主办或承办部门应从方便利用和历史责任感的高度，加强对“三重活动”文件材料归档工作的领导，必须把“三重活动”的文件材料管理纳入“三重活动”的同步管理，必须落实“三重活动”文件材料管理的承办人，协调解决归档工作中的重大问题，确保“三重活动”文件材料齐全完整。并与校档案馆建立预告制。

（二）落实责任的分工原则。学校主办或承办部门是“三重活动”文件材料管理及向校档案馆归档的责任者。要按照分工负责，相互协同的要求，在“三重活动”筹备初始阶段，确定“三重活动”文件材料管理的承办人，制定“三重活动”文件材料的收集范围和预立卷方案，并具体负责对“三重活动”文件材料的收集与预立卷工作。

（三）技术部门的协同原则。“三重活动”档案具有时代标志性的重要特征。学校照片、录音、录像及电子文件的拍摄和制作部门的相关人员要进一步强化档案意识，切实按照归档工作的要求，大力协助“三重活动”主办或承办部门做好文件材料的积累工作。必要时，校档案馆可直接派人至现场进行拍照、录音、录像工作。

（四）档案部门的监管原则。校档案馆应密切与主办或承办单位的联系，及时掌握重大活动、重大事件和重要会议的有关情况，负责对“三重活动”文件材料预立卷的业务指导工作，监督主办或承办部门对“三重活动”文件材料的收集齐全和及时归档。

三．“三重活动”文件材料即时归档工作的具体办法

（一）主办或承办部门应自重大活动、重大事件和重要会议结束之日起20天内将“三重活动”的文件材料按照开放、内部、机要等级别进行开放鉴定后，向校档案馆移交完整的文件材料归档。学校相关技术部门拍摄“三重活动”的照片、录像及录音和电子文件也应在规定的事件内向档案馆归档。因特殊原因需延期移交档案的，须经档案馆同意。

（二）主办或承办部门和技术部门向档案馆移交的“三重活动”文件材料应以原件为主。纸质文件要求纸质完好，照片、录音、录像和电子文件必须图像清晰，声音清楚，并必须附有相关文字说明，“三重活动”时间、地点、人物、事由等，以方便利用。

（三）个人非职务活动形成的对国家和学校具有保存价值的“三重活动”文件材料，档案所有者应妥善保管。根据需要，档案馆可依法对其采用代管或寄存、收购、征购等措施确保“三重活动”文件材料完整系统，其所有者可享受优先使用权。

四．本办法自2008年4月1日起实施。