教育部科技查新工作站（Z14）查新服务管理办法

第一章  总则

第一条      根据教育部科技发展中心有关科技查新工作的管理办法和规定，教育部科技查新工作站（Z14）（以下简称“本查新站”）特制订《教育部科技查新工作站（Z14）查新服务管理办法》（以下简称《管理办法》）。

第二条      本查新站查询工作遵照执行与科技查新相关的法律法规：如《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国知识产权法》、《中华人民共和国专利法》等。

 

第二章  查新机构

第三条      本查新站为国家教育部所设立的具有部级资质的查新机构，同时也是上海市科委授权认可的查新机构，本查新站接受中华人民共和国教育部科技发展中心及上海市科委双重的资质审查、年检及业务领导。面向上海市及其他省份的高校和政府机构、工矿企业、科研院所开展科技查新与咨询服务。

第四条      当某一科技计划就本计划课题申报和鉴定时对出具查新报告有明确的要求，且符合国家相关法律规定，可按该计划的查新要求来出具查新报告。本查新站就查新业务工作独立行使职权，其它科研管理部门、行政机构、用户不得干涉查新工作的独立性和客观性，查新站可不接受其不合理要求。

第五条      本查新站接受上海交通大学及上海交通大学图书馆的行政领导。上海交通大学图书馆为查新站提供必要的资源和人员条件。包括：设置三名以上专职查新岗位，学科馆员和学科咨询馆员兼做查新工作，支持查新人员的业务培训，提供计算机网络环境，购置与查新业务密切相关的文献资源（包括印刷版、光盘版、网络版及国际联机检索系统）。上海交通大学作为查新站的法人机构，监督查新站的工作，并为查新站提供经营发票。

第六条      本查新站设站长一名，负责查新站的岗位设置、制度建设、业务协调和服务监督、日常查新项目管理、业务培训、资源建设及其他日常管理工作。查新业务作为上海交通大学情报科学技术研究所的服务项目之一。

第七条      本查新站对查新项目实行三级管理制。查新员负责查新全过程，听取审核员的修改意见，与审核员共同选择咨询专家并向咨询专家请教。审核员对查新程序、文献资源、检索词、相关度、对比分析、查全率及查准率、查新结论等方面进行审查并提出修改意见。咨询专家就查新项目的技术内容提供相关背景资料、文献线索、新颖性判断。

第八条      本查新站属鉴证咨询机构。查新站提供的查新报告属鉴证咨询产品，应具备真实性和客观性，查新站及查新人员应对查新报告的内容及观点承担法律责任。

第九条      查新站及查新人员应具有查新工作资质。查新站应及时接受国家相关部门的资质审查，查新人员应积极参加权威部门组织的查新人员资格培训。不符合查新资格的工作人员不能进行独立查新。

第十条      查新报告对科技计划管理部门、成果鉴定部门、科研奖励部门、项目验收部门、各级科研管理部门、专家评审组等机构负责。查新员有义务向专家评审组汇报查新过程及查新结论。查新站及查新人员有义务接受以上部门就所属课题查新报告的质询

第十一条   查新员应符合如下资格要求

1.   熟悉相关业务法规；

2.   接受过教育部认可的国家有关查新业务的正规培训；

3. 未接受过培训的人员应具有从事文献检索与信息咨询服务工作的经验，并与正式查新人员联合进行查新工作；

4.   具有一定的外语和计算机水平；

5.   具有良好的职业道德；

6.   本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。

第十二条   审核员应符合如下资格要求

1.   熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》；

2.   接受过教育部认可的国家有关查新业务的正规培训，具备从事查新工作的资格；

3.   具有五年以上与查新业务相关的工作经历；

4.   具有较高的外语和计算机水平；

5.   具有良好的职业道德；

6.   本科（含）以上学历，具有高级专业技术职称。

第十三条   咨询专家资格要求

1.   对查新项目所属专业有丰富的理论知识和实践经验，在本专业具有一定的权威性；

2.   熟悉查新判断与分析的原则与要点；

3.   副高级职称以上；

4.   对查新报告的技术内容严格保密，尊重同行的知识产权。

第十四条   人员培训：凡国家奖励办、科学技术部、以及教育部委托组织的查新培训班，本查新站将派查新人员参加，争取使所有查新人员参加培训，并获得资格证书。查新站每年定期或不定期召开由所有查新人员参加的查新工作研讨会，组织学习有关查新的法律法规，学习兄弟查新单位的先进经验，交流查新体会。鼓励查新人员撰写查新方面的学术论文。进行必要的业务考核以提高查新、检索、外语等综合水平。

第十五条   对违背职业道德、有故意弄虚作假行为的查新人员，取消其查新资格。对业务素质低，不能出具合格查新报告的查新人员，暂停其查新资格。对不能遵守查新工作独立性原则，依用户要求做出查新结论的查新人员，将予以警告，警告三次以上，取消查新资格。对科研评审部门或专家组提出异议的查新报告，查新站在审查后，认为查新报告不合格，可另换查新员，重新出具查新报告，若认为查新报告合格，可向评审部门或专家组解释，坚持独立性原则。

第十六条   查新人员在专业化方面的要求是：熟练掌握本专业检索工具、工具书、科技期刊、协会及专业会议；具备本专业基础知识；能看懂本专业的综述性文献；熟悉本专业的学术网站；了解一定量的本专业国内外学术权威；掌握本专业一定量的专业术语；了解本专业的最新研究动态及热点问题。鼓励查新人员向专业化方向发展，每一位查新人员应确定一、两种专业作为自己的查新专业发展发向。查新站及上海交通大学图书馆应为查新人员进修、听课和自学提供方便条件。

第十七条   查新专业分工：本查新站各查新员按承担的学科咨询馆员所对应的学科作为查新的分工重点，并兼顾其他相关学科的查新工作。

第十八条   查新项目分类：国际鉴定查新，查新目的是课题鉴定或报奖，文献检索范围是国内外各种类型文献及必要的其他公开产品与技术信息。国内鉴定查新，查新目的是课题鉴定或报奖，文献检索范围是国内各种类型文献及必要的其他公开产品与技术信息。国际立项查新，查新目的是申报课题，查新范围是国内外各种类型文献。国内立项查新，查新目的是申报课题，查新范围是国内各种类型文献。专利文献查新，查新目的是申报863及专利二次开发等项目，查新范围是国内外专利文献。其它查新，根据某一项目课题申报指南规定的查新要求。

第十九条   查新资质证书应妥善保管，丢失资质证书，有关人员应当承担责任、并负责善后工作，需在全国性报刊上声明作废后，方可在认定机关申请补领。不得伪造、涂改、出租、出借、转让、出卖查新业务资证证书。

第二十条   查新专用章有专人管理，每次盖章应进行登记，查新专用章仅限于本查新站查新人员签订查新合同、所做查新报告及引证咨询检索报告的盖章，不得用于其它用途。

第二十一条 反馈制度：建立查新用户反馈调查制度。调查内容主要有三方面，1、是立项课题是否获得项目，鉴定课题是否通过鉴定，是否获奖；2、是用户及专家对查新报告提出了什么意见；3、是对查新员工作质量及工作态度的反馈意见。调查方法，电话调查、E-Mail调查、通信调查、网络查询等相结合。调查时间，集中调查与随时调查相结合。

第二十二条 凡科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心编辑的有关科技查新方面的工具书、文件汇编、手册应及时购买，保证每个查新人员人手一册。与查新业务相关的图书及期刊，包括情报检索、科研管理与评价、科技创新理论、科学技术史、科技动态类，由查新站负责人列出采访计划，提交给上海交通大学图书馆采访部及时购买。

第二十三条 连续订购DIALOG公司的数据库和服务。

第二十四条 查新站建立自己的主页，在主页上提供与查新相关的各种法规制度，并链接与查新相关的网站，如科技部、国家奖励办、教育部科技发展中心、国家重大科研计划网站、各级科研管理部门网站。同时，链接本馆订购的各种网络数据库和互联网上的免费科技文献网站。链接国内其它查新站的网站。

 

第三章   查新委托须知

第二十五条 本查新站受理以下查新委托：科技立项查新、科技成果鉴定查新、成果申报奖励查新、技术引进查新、新产品开发查新、国家及地方有关规定所要求的其它查新。

第二十六条 本查新站在被授权的范围内进行查新。作为教育部的综合查新工作站及本站查新人员的配置、文献资源情况，本站查新服务专业范围主要为理、工、农、医类，包括：数学、物理、化学、力学、材料、生物、环境、化工、电子电信、计算机、仪器仪表、海洋船舶、建工、工业控制、光电、能源动力、医学、药学、农学等。

第二十七条 查新课题完成时间：

国内查新：合同生效之日起7个工作日

国内外查新：合同生效起10个工作日

委托方因特殊情况，要求提前提交查新报告时，须提出加急请求，并支付加急费。

第二十八条 有下列情况之一时，本查新站将拒绝接受查新委托：

1.   委托查新项目不属本站查新专业范围；

2.   查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料或委托资料不全者；

3.   经三次书面沟通，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

4.   委托人要求的交付报告时间过短，不能保证查新质量者。

第二十九条 “科技查新委托单”填写须知

1. 查新目的

（1）  立项（包括申报各级、各类科技计划；请填写时注明申报的级别或何类科技计划）；

（2）  成果鉴定（请填写时注明鉴定的级别）；

（3）  成果奖励（请填写时注明申报奖励的级别）；

（4）  投标；

（5）  其他（请详细注明为何目的）。

2. 查新项目的科学技术要点

查新项目的“科学技术要点”应充分反映出查新项目的概貌，简述项目的背景技术、要解决的技术问题、解决技术问题所采用的方案、主要技术特征、技术参数或指标、应用范围等相关技术内容。（切忌与主要技术内容无关的空泛叙述以及修饰性、广告性宣传用语。）

对各种目的的查新，从写法上要有所侧重：

(1)     立项查新应概述项目的国内外背景，拟研究的主要科学技术内容，要研究解决哪些问题，达到的具体目标（指标）；

(2)     项目鉴定类查新应简略说明项目的研究背景，介绍项目的主要科学技术特征，已完成项目与现有同类研究、技术、工艺相比所具有的新颖性所在，主要创新点，体现项目科学技术水平的数据和量化指标；

(3)     科学研究类项目应简要地说明项目所在领域的背景，发展趋势，阐明研究的意义，学术水平、主要创新和优点；

(4)     专利申报项目应阐明项目的主要技术特征或权项范围，与现有(专利)技术的比较，突出项目的创新内容；

(5)     开发类项目(产品、技术)应简述其用途、功能，介绍能反映其技术水平的主要工艺(技术组合)、成分、性能指标等数据，与国内外同类产品的参数对比，项目已达到的规模（小试、中试、工业化生产）及效益；

(6)     申报科技成果奖励项目应说明项目的国内外背景，基本原理和技术指标，与同类研究相比项目达到的水平，产生的经济效益和社会效益，推广应用前景。

3.   查新点与查新要求

查新点是技术要点中要求查证新颖性的部分，即体现该项目新颖性的全部技术创新点。查新点一般从技术要点中提取，或者是技术要点中技术关键的全部，但不应把查新项目中的一般性技术特征列为查新点。

查新点是查新人员拟定检索词和制定检索策略以至对比分析和判断新颖性的依据，写法上要精练明确，条理清楚。委托人有多个新颖性查证要求的项目，应当以1，2，3来标记查新点，逐条列出，以便作查新结论时对照，分别针对每一个查新点作新颖性结论。

查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。一般分为以下四种情况：

（1）  希望查新机构通过查新，证明在所查范围内国内外有无相同或类似研究；

（2）  希望查新机构对查新项目分别或综合进行国内外对比分析；

（3）  希望查新机构对查新项目的新颖性作出判断；

（4）  查新委托人提出的其他愿望。

4. 检索词

指能准确表述课题研究内容及查新点的中英文关键词，请列出各种相对应的同义词、缩写词、相关词、分类号、专利号、化学物质登记号等，用词要符合本专业词汇规范。

第三十条   查新委托人的义务、行为规范、权利及法律责任

1. 义务

（1）  查新委托人应当据实、完整地向查新机构提供下列查新所必需的资料：

① 参考项目的科学技术资料；

② 技术性能指标数据；

③ 查新机构认为查新所必需的其他资料。

（2）  查新委托人应当尽可能提供下列查新所需要的资料：

① 参考检索词，包括中英文对照的查新关键词（含规范词、同义词、缩写词、相关词）、分类号、专利号、化学物质登记号等。关键词应从查新项目所属专业的文献常用词汇中选择；

② 国内外同类科学技术和相关科学技术的背景材料；

③ 参考文献，列出与查新项目密切相关的国内外文献（含著者、题目、刊名、年、卷、期、页），以供查新员在检索时参考。

（3）  查新委托人所提交的资料应当真实可靠，用词准确，能够满足完成查新业务的需要。

2．行为规范

（1）  查新委托人只能选择具有查新业务资质的信息咨询机构。

（2）  若查新机构接受查新委托，查新委托人应当与查新机构订立查新合同。

（3）  完成查新事务的，查新委托人应当向查新机构支付报酬。因不可归责于查新机构的事由，查新合同解除或者委托的查新事务不能完成的，查新委托人也应当向查新机构支付相应的报酬。查新合同双方另有约定的按照其约定。

（4）  查新委托人应当保证查新机构的独立性，不得向查新机构施加倾向性影响，不得干涉查新活动。

（5）  查新委托人不得弄虚作假、营私舞弊，不得侵犯他人的知识产权。

3.权利

（1）  查新委托人应拒绝支付查新合同上商定费用以外的其他一切费用或物品。

（2）  查新委托人有权向查新机构推荐查新咨询专家，明示不宜作为查新咨询专家的个人名单或者作为专家来源的组织，供查新机构在选择查新咨询专家时参考，但不得影响查新机构选择查新咨询专家的自主权。

4.  法律责任

查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果及法律责任由其承担。

查新实施过程中，委托方应与查新员之间保持密切联系，共同商讨解决查新过程中可能出现的各种问题。

《科技查新报告》出具后，如委托人要修改原“科技查新委托单”所确认的技术要点或查新点时，应提出书面变更申请并重新委托查新。

 

第四章  检索步骤

第三十一条  认真、仔细地分析查新项目的资料，查新委托人提出的查新点与查新要求；了解查新项目的科学技术特点；

第三十二条  明确检索目的；

第三十三条  根据检索目的确定主题内容的特定程度和学科范围的专指程度，使主题概念能准确地反映查新项目的核心内容；

第三十四条  确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围；

第三十五条  制定周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

第三十六条  在分析检索项目的基础上，根据检索目的和客观条件，选择最能满足检索要求的检索工具。按照《科技查新规范》的要求，检索时，应当以机检为主、手检为辅。当检索完成后，应当根据检索结果和分析的需要，索取文献原文。在整个检索过程中，检索人员应当尽量避免结果为“零”的情况。

 

第五章  撰写查新报告

第三十七条  查新报告应如实反映检索情况和检索结果，避免使用不确定性词语和语气。查新只对项目的新颖性作出结论。

第三十八条  查新报告新颖性的判断原则。新颖性是指在查新委托日以前，查新项目的科学技术部分或者全部内容没有在国内外出版物上公开发表过。

对科技项目的新颖性判断应依据以下原则：

（1）相同排斥原则

（2）单独对比原则

（3）突破传统的原则

第三十九条  按照《科技查新规范》的要求，查新报告一般应当包括下列内容：

1. 基本信息

基本信息主要包括查新报告的编号、查新项目的名称、查新委托人名称、日期和查新员、审核员姓名等。

2. 查新目的

查新目的可分为立项、成果查新等。

3. 查新项目的科学技术要点

查新项目的科学技术要点是指，查新项目的主要科学技术特征、技术参数或指标、应用范围等。

4. 查新点与查新要求

查新点是指需要查证的内容要点。查新要求是指查新委托人对查新提出的具体愿望。

5.  文献检索范围及检索策略

该部分应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词和计算机检索系统、数据库、文档、年限和检索词等。

6.  检索结果

检索结果应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况，主要包括以下内容：

（1）对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述；

（2）依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别列出；

（3）对所列主要相关文献逐篇进行简要描述（可用原文中的摘要），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

7.  查新结论

    查新结论应当包括以下内容：

（1）相关文献检出情况；

（2）检索结果与查新项目的科学技术要点的比较分析；

（3）对查新项目新颖性的判断结论。主要对是否已有“同样的成果”做出客观的鉴证性结论。查新报告结论不应该对委托项目的“创造性”进行评价，也无权对委托项目的“先进性”或“水平”做出结论。

8. 查新员与审核员声明

9. 附件清单

附件主要包括密切相关文献的题目、出处以及原文复印件；一般相关文献的题目、出处以及文摘。

在撰写查新报告的过程中，应遵循如下工作流程：1、，应对索取到的文献，根据查新项目的科学技术要点，分为密切相关文献和一般相关文献，并将文献与查新项目的科学技术要点进行比较，确定查新项目的新颖性；2、可以根据查新项目的所属专业和科学技术特点，以及其他实际情况，选聘若干名同行专家担任查新咨询专家，就查新项目的文献检索与新颖性等问题进行咨询；3、审核员根据《科技查新规范》、相关文献与查新项目的科学技术要点的比较结果，对查新程序和查新报告进行审核。查新报告由查新员和审核员签字和加盖“科技查新专用章”后生效。

 

第六章  查新档案的管理

第四十条 查新站设专人管理查新档案。查新档案包括查新合同、查新报告及其附件。一个查新课题形成一个档案记录，每条档案记录保存其电子版和印刷版，建立查新档案数据库。

第四十一条 查新档案数据库应包括查新题目、委托单位、查新类型、查新人、查新时间、课题所属科研计划、编号等数据。查新数据库为永久保存档案，查新报告为长期保存档案，一般保存期限不少于五年。

第四十二条 查新报告完成后应根据要求及时将副本提交有关管理部门的查新报告数据库。

第四十三条 查新档案还包括和查新站有关的文档：申报查新站的材料；年检材料；科研管理部门或用户对查新工作的反馈意见；有关查新工作的争议和法律文件；查新人员培训计划及培训证书复本；查新文献资源建设计划；国际联机服务合同及帐目等。以上材料属永久保存档案。

第四十四条 查新档案的用途：查新档案应在查新站内部公开，查新档案应妥善保管。查新档案不能对外公开。

 

第七章   查新收费

第四十五条 科技查新属于有偿、非盈利性服务，收费标准由查新站提出，经上海交通大学图书馆及上海交通大学同意并公示后执行。

第四十六条 制定收费的依据：1)参照兄弟查新站的收费标准，并考虑本地经济发展水平及市场需求情况；2)按查新项目的类型分别定价；3)国际联机检索按成本收费；4)查新收费价目表每年根据实际情况调整并上报；5)收费点包括：检索费、报告费、加急费和复本量费。

第四十七条 收费标准在学校正式渠道（如图书馆网站）向用户公开，收费后开具发票，每笔收费要登记交款单位、付款人，课题名称、收费金额及查新员。所收款项悉数上缴上海交通大学。

 

第八章   附则

第四十八条  本规则自公布之日起实行。

第四十九条  本规则施行前已经制定和实施的相关文件在本规则实行后自动失效。

第五十条    本规则由教育部科技查新工作站（Z14）修改和解释。