上海交大关于电子文件网上收发文、网上预立卷和远程归档工作的暂行管理办法

沪交内（档）〔2004〕17号

  

为了全面提高我校文件管理和档案管理的现代化水平，加强电子文件管理，推进政务公开，逐步建立学校现行文件信息查询服务中心，实现信息资源共享，服务于学校和社会。学校决定从今年开始，全面实行部门收发文网上登记、电子文件网上预立卷和电子文件远程归档工作，这是对学校传统文件材料管理和归档工作的一次重大变革，也是创建世界一流大学的客观需要。现根据国家《档案法》、《电子文件归档与管理规范》、《上海市国家行政机关电子文件归档管理暂行规定》、《上海交大行政公文处理规定》、《上海交大档案信息化建设实施意见》等相关法规和文件精神，特制定本办法。

一、 电子文件管理与收发文网上登记

    1.学校各部门档案工作分管领导，应明确落实兼职档案人员统一负责本部门电子文件与纸质文件的管理和归档工作。

2.学校各部门的兼职档案人员应将本部门形成的所有文件和上级部门所有来文都列入本部门网上收发文登记范围，认真在网上收发文登记管理模块进行登记。对于没有电子版的而又应归档的文件都需要进行数字化处理。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式（应用WORD字处理软件形成的电子文件，可直接保存WORD格式）；扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用格式。特别是电子文件的撰稿人应及时、准确的将最后定稿的或经领导签署的正式电子文件提供本部门兼职档案人员，以方便登记和备存归档。

3.学校各部门的分管档案工作领导应积极支持部门兼职档案人员的工作，协调解决电子文件与纸质文件管理工作的实际问题，建立健全切实可行的管理规章制度，并将电子文件与纸质文件的收集、整理、归档、保管、利用纳入部门文书处理程序和相关人员的岗位责任。确保电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性，以保证其有效利用。

4.学校各部门应为兼职档案人员配备适应电子文件登记、存储和文件数字化处理所必须的计算机、扫描仪等设备。

5.学校各部门电子文件的真实性、完整性、安全性、可识别性实行部门负责责任制。部门分管档案工作的领导应定期或不定期的对本部门电子文件的真实性进行抽查，抽查项包括电子文件与对应的纸质文件核对内容等，每年的抽查率不低于本部门电子文件总量的30％。

二、 电子文件网上预立卷管理

    1.学校各部门电子文件网上预立卷应参照纸质文件预立卷的管理办法。电子文件预立卷分类方法应参照本部门的纸质文件材料预立卷类目表和《上海交大档案实体分类方案》。

    2.电子文件预立卷的具体要求：电子文件预立卷案卷标题应与之对应的纸质文件预立卷的案卷标题相同；电子文件预立卷卷内文件目录应与之对应的纸质文件的预立卷卷内文件目录相同；电子文件在预立卷内的排列顺序应与之相对应的纸质文件在预立卷内排列顺序相同；字处理文件的标题应与之对应的纸质文件标题相同；字处理文件的内容应与之对应的纸质文件内容相同。

三、 电子文件网上远程归档工作

1.鉴于电子文件的保真、保密和保存的技术问题，现阶段学校实行传统纸质档案和电子档案双套制的归档管理模式。并逐步过渡到以电子文件归档为主，纸质文件归档为辅的归档管理新模式。

2.各部门应在每年的六月底和十二月底之前，分两次将本部门本年度的应归档的电子文件通过校园网向校档案馆归档。

3.校档案馆应对各部门网上远程归档的电子文件进行审核。对电子文件图像不清晰，文件格式不规范、组卷不合格的应予退回，由电子文件形成部门负责重新制作、组卷，直到符合归档要求为止。

4.对于以脱机方式归档的有密级的电子文件，档案移交部门与档案馆均应对其载体的技术环境进行检验，确保载体的清洁、无划痕、无病毒和方便利用。

四、 电子文件的安全保密工作

1.学校各部门应把电子文件信息安全保密工作放在突出的位置，加强对信息管理系统和硬件设备的管理，定期对电子文件信息进行备份，确保信息管理系统和数据的安全可靠和有效利用。

2.学校各部门应认真做好电子文件密级的划分工作，有密级的文件一律不从网上归档，实行纸质文件归档和电子文件脱机归档的方式；有密级的档案一律不上网利用，严防电子文件和电子档案的失密、泄密。

3.为确保各部门收发文网上登记、网上预立卷和网上远程归档的安全保密，校档案馆设专人给各部门兼职档案人员分发各自独立的登录密码和用户名，各部门兼职档案人员也可以修改各自的密码，以安全使用。

4.档案馆对学校各部门电子文件归档的安全保密工作应实行分工负责制，并指定专人负责学校相关部门电子文件的归档工作。

五、 电子文件归档工作的业务指导监督

1.加强学校各部门电子文件管理和纸质文件数字化是学校的一项重要基础性管理工作，是衡量学校各部门管理工作的一个重要尺度，也是学校建立现行文件查询服务中心的基本保障，学校各部门应加强领导，精心组织，认真做好电子文件的管理工作。

2.由校档案馆和信息统计中心负责对学校各部门兼职档案人员进行文件收发文网上登记、电子文件网上预立卷和电子文件远程归档工作的业务培训和工作指导。

3.校档案馆应根据国家有关档案管理的政策、法规，加强对学校各部门电子文件收集、整理、归档等工作的指导和监督，在对部门纸质文件预立卷指导监督的同时，应加强对电子文件预立卷工作的指导监督。必要时，校档案馆可独立或会同相关部门对学校各部门的电子文件管理和归档工作进行考核评估，并将考核情况报学校主管领导审批后予以通报，以确保积极稳妥、健康有序地推进学校档案信息化建设，实行学校信息资源共享，主动服务学校和社会。