上海交通大学机关部处及直属单位年度电子文件与纸质文件配套归档考核暂行管理办法

发布时间:2017-11-21 
 上海交通大学机关部处及直属单位
年度电子文件与纸质文件配套归档考核暂行管理办法

沪交内(档)〔20066

 

 

为了进一步加强学校档案资源建设,全面推进我校机关部处及直属单位电子文件与纸质文件配套的归档工作,加大以法治档的力度,将档案工作的现实责任感和历史使命感落到实处,更好地服务学校和社会,现根据上海市及交大档案信息化建设实施意见和《2006年学校档案文博工作要点》(沪交内(档)〔20063)等文件精神,特制定我校机关部处及直属单位年度电子文件与纸质文件配套归档考核的暂行管理办法(以下简称办法)。

一、 考核的主要原则

学校机关部处及直属单位是学校归档工作的核心部门,根据“荣誉共享,责任同当”的原则,制定定性与定量相结合的考核指标,使“隐性”档案管理工作“显性”化。这是当今网络技术条件下加强学校和国家档案资源建设,推进以法制档的一项重要举措,也是将档案管理工作置于广大师生监督之下的重要途径。

二、考核的主要内容

1、分管领导职责:机关部处及直属单位的分管领导的重视和支持是部门开展档案工作的重要基础,分管领导要以高度的现实责任感和历史使命感关心和支持学校档案资源建设,把电子文件与纸质文件配套的归档工作落实在部门的岗位职责和工作考核中,帮助部门兼职档案人员解决归档工作中的实际问题,配备电子文件管理的必要设备,确保部门兼职档案人员有专门时间从事档案工作,并按要求完成年度部门的归档任务。档案馆分管档案业务的副馆长应对年度归档工作质量负领导责任。因此,在考核指标中应突出分管领导对档案工作的领导责任。

2、专兼职档案人员职责:档案馆专职人员履行按门类、分部门的业务指导、接收归档的岗位职责;各部门兼职档案人员具体承担本部门的档案业务工作,并按要求向档案馆定期移交档案。

3、纸质档案案卷数和电子档案案卷数:档案案卷数是考核部门年度归档工作的定性参考指标。纸质档案案卷是按专题属性将同一专题多个文件组合而成的实体卷。电子档案案卷是与纸质档案案卷相对应的虚拟卷。

4、纸质文件数与电子文件数:归档的纸质文件和电子文件数是考核部门年度归档工作的量化指标,按照纸质文件与电子文件配套归档的要求,凡属归档部门形成的文件,其归档纸质文件必须有与之配套的电子文件;若是归档部门的收文,其归档纸质文件可通过扫描等手段形成与之配套的数字化文件。归档部门应对电子文件的真实性负责。

5、电子文件与纸质文件归档的配套率:电子文件与纸质文件归档的配套率是考核部门年度归档质量的一个度量指标,也是检验部门档案管理现代办公设备配套是否到位的一项重要依据。它包括:

1)非保密归档文件的电子版挂接率:按照电子文件与纸质文件配套归档的要求,在非保密各份文件之下,应挂接相对应电子版全文信息,以满足学校和社会对档案全文信息利用的需求。

2)不宜公开(含保密文件)的归档文件的电子版脱机归档率:按照学校关于保密文件归档和电子文件与纸质文件配套归档的要求,保密文件实行纸质文件归档和电子文件脱机归档的方式。

6、同比增减率:同比增减率是指年度部门归档工作的各项定量指标与上一年度部门归档工作的各项指标的比较。

7、归档时间:归档时间是指部门年度实际完成归档任务的时间。考核部门年度归档时间旨在有序的完成学校年度归档任务,确保学校和社会的利用需要,也是国家档案资源建设年报统计的客观要求。

三、考核的方式

1、逐步建立定性与定量相结合的考核管理。校档案部门和机关部处及直属单位兼职档案员所从事的岗位工作试行定性与定量相结合的考核管理,专兼职档案人员在纸质文件与电子文件移交归档时应注意核准“量”的统计。

2、试行年度归档方与接收方签收电子文件与纸质文件配套归档统计表。由档案交接双方的分管领导和专兼职档案人员在年度电子文件与纸质文件配套归档统计表上进行签字确认,以示完成本部门年度归档任务,并对此负责。

3、年度电子文件与纸质文件配套归档统计表汇总。机关部处及直属单位年度电子文件与纸质文件配套归档统计表由校档案馆汇总,形成年度机关部处及直属单位电子文件与纸质文件配套归档考核汇总公告。

发布年度电子文件与纸质文件配套归档考核汇总公告。机关部处及直属单位年度电子文件与纸质文件配套归档考核汇总公告由主管校领导审批后,于年底在校园网主页学校公告栏中予以发布,以便将年度档案工作置于广大师生的监督管理之下。